Home » Kilpailutoiminta » Kilpailun järjestäjälle » Kilpailujen järjestäminen » Viestintä ja markkinointi

Tapahtumien ja kilpailujen viestintä ja markkinointi

Kilpailusta suositellaan tehtäväksi viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Viestintä- ja markkinointisuunnitelmaa varten on hyvä etukäteen kirjata ylös mitä viestintää, milloin (ajankohta) ja kuka tekee seuraavien kanavien ja kohderyhmien osalta: www-sivut, sosiaalisen median kanava(t), tiedotteet medialle, viestintä kilpailijoille, valmentajille, tuomareille ja vapaaehtoisille sekä tapahtumamarkkinointi yleisölle. Suunnitelmaa tehdessään järjestävä seura voi halutessaan konsultoida liiton viestintäpäällikköä. 

Ilmoittautumisjärjestelmää (Kisanet) suositellaan käytettävän tiedottamiseen seuroille ja osallistujille (mm. kilpailukutsu, aikataulut, suoritusjärjestykset, tulokset). 

Seuran tai tapahtuman nettisivuilla ja sosiaalista mediaa hyödyntäen on hyvä markkinoida kilpailua erityisesti yleisölle. Yleisölle kannattaa rakentaa tapahtuman nettisivuille oma osionsa, josta on linkitys myös tapahtuman tulostietoihin.   

Lajien yhteisissä SM-kilpailuissa, Voimistelupäivillä ja Voimistelun ja tanssin Lumo -tapahtumissa käytetään Voimisteluliitolta tulevaa logoa. Muille kilpailuille voidaan suunnitella oma logo. Myös näkyminen paikallisessa mediassa ja sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa ja Instagramissa on suositeltavaa.  

Suuremmille tapahtumille perustetaan omat internetsivut. Voimistelun yhteisten SM-kilpailujen osalta järjestäjillä on käytössä URL www.voimistelunsmkilpailut.fi, joka voidaan linkittää seuran haluamaan kilpailusivustoon. Voimistelupäivillä on vastaavasti käytettävissä URL www.voimistelupaivat.fi. Kilpailusivustojen linkityksiä varten järjestäjien tulee olla yhteydessä Voimisteluliiton viestintään.  

Kilpailujen aikana tulee lukea Voimisteluliiton ja liiton yhteistyökumppaneiden kuulutustekstejä esim. kilpailun tauoilla tai tuomareiden työskentelyä odoteltaessa.

Kuulutustekstit saa lajipäälliköltä/vastaavilta. Tavoitteena on kehittää kilpailuja yleisö- ja mediaystävällisiksi, näyttäviksi voimistelutapahtumiksi.

Lue lisää viestinnän ja markkinoinnin tukitoimista seuroille.

Voimisteluliiton kuulutustekstit

Täältä löydät ajantasaiset voimisteluliiton kuulutustekstit kilpailujen kuuluttajan käyttöön.

>> Voimisteluliiton kuulutustekstit

Valokuvaus

Valokuvausta kilpailuissa suositellaan. Kuvien myymisestä ja toimittamisesta sovitaan kuvaajan ja kilpailun järjestäjän välillä ottaen huomioon mahdolliset Voimisteluliiton toiveet. Voimisteluliitolla on oikeus tuoda oma valokuvaajansa kaikkiin liiton alaisiin kilpailuihin.

Valokuvaaja omistaa oikeudet valokuviinsa. Tekijänoikeus pysyy aina kuvaajalla, mutta käyttöoikeuksia voidaan luovuttaa sopimuksella. Sopimuksessa määritetään, ostetaanko kuvat kaikilla käyttöoikeuksilla (ei aina sisällä kaupallisia oikeuksia), rajatuilla oikeuksilla vai kertajulkaisuoikeudella.

Kuvaajan kanssa kannattaa sopia, onko kuviin edelleenlevitysoikeus (kuvan antaminen eteenpäin esim. toiselle seuralle, medialle jne.). Oikeudet ovat valokuvaajalla siltä osin, kun oikeutta ei ole siirretty sopimuksella. Kuvien oston yhteydessä voidaan sopia myös siitä, missä käyttöyhteyksissä valokuvaajan nimi tulee mainita.

Internetissä tai sosiaalisessa mediassa valokuvia ei saa jakaa, taltioida tai kopioida käyttöön ilman valokuvaajan lupaa (vaikka itse esiintyisi kuvassa). Toisen tilin tai henkilön sosiaalisessa mediassa julkaisemaa kuvaa on yleensä hyväksyttyä jakaa “jaa” tai “repost” -toimintojen kautta. Esimerkiksi Voimisteluliiton sosiaalisen median kanavista kuvia voi jakaa omilla tileillä ”Jaa” tai ”Repost” -toimintojen kautta, mutta sosiaalisen median tai nettisivujen kuvia ei saa kopioida omaan käyttöön luvatta.

Sivustolta www.kuvasto.fi saa lisätietoa kuvien oikeuksista ja esimerkiksi sopimuspohjan valokuvien oikeuksien hankkimiseksi.

Uudistuneen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilön kuvaaminen julkisessa tilaisuudessa ja kuvan julkaiseminen on yleensä sallittua (sananvapaus, ilmaisuvapaus) hyvän tavan mukaisesti. Kilpailua/tapahtumaa järjestävän seuran on hyvä huolehtia esim. kilpailujen ilmoittautumisjärjestelmässä kilpailuun ilmoittautuville henkilöille tieto mahdollisesta valokuvauksesta ja siitä, missä yhteyksissä kuvia käytetään. Tämän voi kertoa ilmoittautumistiedoissa esimerkkilauseella: ”Ilmoittautumalla xx kilpailuun / tapahtumaan hyväksyn, että minua voidaan valokuvata kilpailussa/tapahtumassa ja kuvia julkaista voimistelua tukevassa tarkoituksessa seuran ja Voimisteluliiton julkaisuissa.”

Kuvien julkaisemisessa on noudatettava hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja kuva ei saa loukata henkilön yksityisyyttä. Jos kuvan julkaiseminen aiheuttaa kuvattavalle oleellista vahinkoa niin kuvaaja voi joutua tästä vastuuseen.

Voimisteluliiton seurojen kuvapankki löytyy täältä. Kuvapankin kuvia voi hyödyntää tapahtumien ja kilpailujen markkinoinnissa.

Käsiohjelma

Suosittelemme, että viestintä ja markkinointi toteutetaan pääasiassa digitaalisina ratkaisuina eikä lyhytkäyttöisiä painotuotteita (esimerkiksi kilpailun paperinen käsiohjelma), tehtäisi.

Mikäli tason 1 kilpailuun teetetään käsiohjelma/ohjelmalehtinen, tässä sitä varten ohjeistusta: Käsiohjelmasta tulee varata vähintään yksi aukeama liiton tervehdyksille ja viesteille (liiton logo sekä Voimisteluliiton mainos/”pähkinänkuoressa” teksti).

Liitolla on mahdollisuus tuoda esiin näillä sivuilla pääyhteistyökumppaneiden ja lajin/tapahtumien yhteistyökumppaneiden viestejä. Kaikki em. aineisto toimitetaan kilpailun järjestäjälle viimeistään sovittuna aineistopäivänä, joka ilmoitetaan liiton lajipäällikölle/lajivastaavalle. Urheilijaesittelyt (maajoukkueurheilijoista Voimisteluliiton lajien internetsivuilla) voidaan laittaa käsiohjelmaan ja/tai kuuluttaa kisan kuluessa.

Käsiohjelmassa seurojen nimet tulee olla auki kirjoitettuna, ei lyhenteinä.

Tason 2 ja 3 kilpailuissa käsiohjelma ei ole välttämätön, suoritusjärjestystä voi seurata kisanetistä esimerkiksi omalla puhelimella tai halutessaan järjestävä voi tulostaa suoritusjärjestykset yleisölle.

Sosiaalinen media

Tapahtuman näkyminen sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa ja Instagramissa on suositeltavaa. Kilpailulle voi halutessaan luoda myös oman hashtagin, jonka avulla yleisöä ja osallistujia voidaan aktivoida kilpailua ennen, sen aikana ja sen jälkeen.

Sosiaalisessa mediassa tehtävissä julkaisuissa toivotaan käytettävän vähintään hashtagia #voimistelu. Voimistelupäivillä ja Voimistelun yhteisten SM-kisoilla on omat hashtagit, joista lisää alempana.

Uusien sosiaalisen median tilien perustamisessa huomioitavaa:

Jos seuralla/tapahtumalla on jo olemassa joku somekanava, kannattaa uutta luodessa käyttää samaa tunnusta/käyttäjänimeä tai samantyylistä nimeämistä kuin aikaisemmin.
Ennen kuin uutta somekanavaa ryhdytään luomaan, pitää miettiä mitä kanavan luomisella tavoitellaan, mikä on kanavan kohderyhmä jolle halutaan viestiä ja kuka kanavaa päivittää, kuinka usein ja millä tavalla. Ei kannata tehdä uutta sivua vain uuden kanavan vuoksi.
#voimistelu lisäksi kannattaa tutkia mitä muita aiheeseen sopivia hashtageja on olemassa. Esim. monella tapahtumalla on aina oma virallinen hashtaginsa, jota kannattaa käyttää ja tuoda myös muussa viestinnässä esiin.
Jos on ottamassa uutta hashtagia käyttöön, kannattaa ensin katsoa onko se jo käytössä ja minkälaista sisältöä sen takana on. Jos sisältöä on jo ennestään, onko se sellaista, mikä sopii myös seuran / tapahtuman toimintaan, vai pitäisikö keksiä joku muu hashtag?
Hashtagit menevät poikki erikoismerkkien kohdalta. Siispä #team_finland on todellisuudessa #team, mutta #TeamFinland toimii halutulla tavalla. Huomioi saavutettavuus eli käytä isoja kirjaimia, jolloin ruudunlukijat lukevat tunnisteen jokaisen sanan erikseen.
Eri kanavien ristiin käyttö kannattaa eli esim. jos nettisivuilla julkaistaan uutinen, se kannattaa jakaa myös Twitterissä, Facebookissa ja Instagramin tarinoissa. Halutessasi voit tehdä myös IG-postauksen aiheesta. Kaikkiin mukaan linkki nettisivuille, jotta somekanavien kautta saadaan ”heitettyä” lisää väkeä lukemaan juttu.
Nettisivuille on olemassa paljon valmiita lisäosia, esim. Facebook- ja Instagram feedin saa upotettua monelle nettisivulle, tai ainakin nettisivuille voi lisätä esim. Facebookin logon ja tehdä siihen linkin seuran Facebook-sivulle (eli kun klikkaa FB-logoa seuran nettisivuilla niin päätyy seuran FB-sivulle). Sosiaalisessa mediassa tulee muistaa myös musiikin ja valokuvien tekijänoikeudet

Kilpailuista on suositeltavaa viestiä seuran omissa sosiaalisen median kanavissa kilpailupäivän aikana sekä päivän päätteeksi palkitsemiset on hyvä nostaa esille.

Lajien yhteiset SM-kilpailut

Lajien yhteisten SM-kilpailuiden osalta on jo olemassa Facebooksivu https://www.facebook.com/voimistelunsm/ ja Instagram-tili @voimistelunsm, joita tulee käyttää tapahtuman virallisina sivuina järjestäjien toimesta. Sivujen hallintaoikeudet myönnetään Voimisteluliitosta yhteisten SM-kilpailujen järjestäjien osoittamille henkilöille.

Lajien yhteisten SM-kilpailujen sometuksessa käytetään hashtagia joka rakentuu tapahtuman nimestä ja vuosiluvusta #voimistelunsmXXXX (eli esim. #voimistelunsm2019). Tapahtuman yhteydessä kannattaa käyttää myös hashtagia #voimistelu

Voimistelupäivät

Myös Voimistelupäivillä on Instagram-tili @voimistelupaivat ja Facebooksivu https://www.facebook.com/voimistelupaivat/, joita tulee käyttää tapahtuman virallisina sivuina järjestäjien toimesta. Sivujen hallintaoikeudet myönnetään Voimisteluliitosta yhteisten SM-kilpailujen järjestäjien osoittamille henkilöille.

Voimistelupäivien sometuksessa käytetään hashtagia joka rakentuu tapahtuman nimestä ja vuosiluvusta #voimistelupäivätXXXX (eli esim. #voimistelupäivät2019). Tapahtuman yhteydessä kannattaa käyttää myös hashtagia #voimistelu.

Nainen tietokoneella