Käytännön ohjeita kilpailujen järjestäjille

Järjestävä seura voi tarjota tapahtuma-/kilpailualueelta myynti-/esittelypisteen yritysyhteistyökumppanille.

Yhteiset SM-kilpailut, SM-kilpailut, Voimistelupäivät

Jos tapahtumassa EI ole erillistä tapahtuma- tai markkinatoria, silloin EI VOI olla Voimisteluliiton yhteistyökumppaneiden kilpailijoiden toimialayrityksiä. Jos tapahtumassa ON erillinen tapahtuma- tai markkinatori, silloin VOI olla Voimisteluliiton yhteistyökumppaneiden kilpailijoiden toimialayrityksiä.

Voimisteluliiton kumppaneiden toimialat:

• vakuutusala
• urheiluvaatevalmistajat, telinevoimistelutuotteet
• teline- ja välinevalmistajat
• muoviteollisuus
• mitali- ja palkintotoimittajat

Lajikohtaisissa kilpailuissa huomioitavat poikkeukset:

• Joukkuevoimistelun ja rytmisen voimistelun vuosittaisessa kansainvälisessä huippukilpailussa (MM/ EM/WC/CC tai muu iso vastaava kansainvälinen kilpailu) on Piruetti Oy:lla yksinoikeus myyntipisteeseen omalla toimialallaan (urheiluvaatevalmistajat).

Voimisteluliiton kumppanuuksissa koskeviin kysymyksiin voit ottaa yhteyttä myynti- ja markkinointipäällikkö Miia Haavistoon, miia.haavisto@voimistelu.fi, 044 3818 518

Järjestävä seura voi halutessaan nimetä kilpailun esim. kaupungin, seuran, yhteistyökumppanin tai vastaavan mukaan. Esimerkiksi Varala Cup, Tampere Cup, Syyskeijut, Spring Trophy tmv.

Lajikohtaisesti kilpailun nimen lisäksi tulee kirjoittaa kohtaan kilpailun kuvaus tarkentava teksti. Esimerkiksi Windy Cup” (kilpailun nimi), yksilöt 9v A, 9v B (kilpailun kuvaus).

Kilpailut joita järjestäjä ei saa nimetä ovat:

• SM-kilpailut
• lajien mestaruuskilpailut
• JunnuGym
• Stara-tapahtuman nimessä tulee näkyä sana ”Stara”
• LUMO-tapahtuman nimessä tulee näkyä sana ”LUMO”

Kilpailujen nimissä ei saa käyttää Voimisteluliiton yhteistyökumppaneiden kilpailijoiden toimialayrityksiä. Toimialat, jotka ovat suljettu kilpailujen nimistä:

• vakuutusala
• urheiluvaatevalmistajat, telinevoimistelutuotteet
• teline- ja välinevalmistajat
• muoviteollisuus
• mitali- ja palkintotoimittajat

Kilpailukutsu tulee laatia Kisanet-sivustolle ja avata seuroille ilmoittautumista varten vähintään 1kk ennen järjestettävää kilpailua. Kutsussa tulee näkyä vähintään seuraavat asiat: 

• Aika ja paikka 
• Kilpailtavat sarjat / luokat 
• Ilmoittautumisaika 
• Maksut 
• Mahdollinen tuomarivelvoite 
• Järjestäjän vastuuhenkilö ja hänen yhteystiedot 
• Mahdolliset ruokailutiedot 
• Peruutusehdot 

Ilmoittautuminen kilpailuihin tehdään Voimisteluliiton kilpailujen ilmoittautumis- ja tulospalvelujärjestelmien kautta. Ilmoittautumisohjeet kirjataan kilpailukutsuun.  

Kilpailuihin ilmoittaudutaan järjestäjän ilmoittamaan päivämäärään mennessä. Viimeisen ilmoittautumispäivän tulee olla arkipäivä, jolloin liitosta voidaan avustaa mahdollisissa haasteissa. Jälki-ilmoittautumisen käytännöstä ilmoitetaan kilpailukutsussa. Jälki-ilmoittautumismahdollisuus voi olla ehdollinen riippuen esimerkiksi ilmoittautuneiden määrästä. Kilpailun järjestäjällä on oikeus periä jälki-ilmoittautumisesta kaksinkertaiseksi korotettu ilmoittautumismaksu.  Huom. tuomarivelvoite säilyy mikäli kilpailija peruu ilmoittautumisensa ilmoittautumisajan umpeutumisen jälkeen.

Kilpailun järjestäjä määrittää ilmoittautumismaksun eräpäivän kilpailukutsussa. Eri tason kilpailuiden ilmoittautumismaksujen ylä- ja alarajat on määritelty täällä. Voimistelupäivien ilmoittautumismaksut määritellään tapahtumakohtaisesti.

Tulokset ilmoitetaan teline-/väline-/suorituskohtaisesti. Joissakin lajeissa ja kilpailuissa tulokset julkaistaan vain kategorioittain. Lajikohtaisissa kilpailujen järjestämisohjeissa on tarkat ohjeet kunkin lajin tulosten julkistamisesta.

Tulokset tulee julkaista sähköisesti Voimisteluliiton kilpailujen ilmoittautumis- ja tulospalvelujärjestelmässä. Seuran omille internetsivuille voi laittaa linkin, joka ohjaa kilpailutuloksiin tulospalvelujärjestelmässä. Tuloksia ei ole oikeutta kopioida seuran internetsivuille tai sosiaaliseen mediaan sellaisenaan.

Kilpailupaikalla oleville tulokset voidaan julkaista tulospalvelujärjestelmän lisäksi muillakin tavoilla.

Kilpailun järjestäjän on hyvä toimittaa tason 1 kilpailujen tulokset medialle, etenkin STT:lle (sport@stt.fi) välittömästi kilpailujen päätyttyä. Lisäksi tulokset ja lyhyt tiedote kilpailusta tulee toimittaa paikallismediaan samalle ryhmälle, jolle kutsut ja ennakkotiedotteet on lähetetty. 

Median edustajille lähetetään tarvittaessa myös tuloslista. Tuloslistassa luetellaan urheilijat/joukkueet paremmuusjärjestyksessä ja ilmoitetaan yhteispisteet. Arvokilpailujen tuloslistaan kirjataan kilpailijan tai joukkueen seuran nimi kokonaan ja tarvittaessa paikkakunta.

Kilpailujen jälkeen mitalisteille voidaan järjestää lehdistötilaisuus. Voimisteluliiton viestintäpäällikkö, lajipäällikkö/lajivastaava tai lajin lajiasiantuntijaryhmä vastaa tilaisuuden läpiviennistä ja järjestäjä auttaa tilojen hankinnassa. Lehdistötilaisuuden jälkeen voidaan järjestää muita tiedotustilaisuuksia tai kokouksia, jos niille on tarvetta.

Tason 1 kilpailussa järjestäjän tulee kerätä mitalistien kommentit, mikäli Voimisteluliiton viestintä- tai lajipäällikkö/lajivastaava ei ole paikalla. Liiton viestintäpäälliköltä saa tarkemmat ohjeet. Kommentit lähetetään viestintäpäällikölle samanaikaisesti tulosten kanssa.

Palkintojenjako tulee olla hyvin suunniteltu ja etukäteen järjestelty. Kilpailu päätetään hyvin järjestettyyn ja etukäteen suunniteltuun palkintojenjakotilaisuuteen. Ryhmittäytymisen jälkeen kilpailijat siirtyvät lajin sääntöjen vaatimassa asussa(musiikin tahdissa) palkintojenjakoon. Kuuluttajan rooli on merkittävä onnistuneen palkintojenjaon osalta, tämä kannattaa harjoitella ja suunnitella etukäteen.

Etukäteisvalmistelut

• Mitalien tilaaminen etukäteen. SM-kilpailuiden ja liiton mestaruuskilpailuiden mitalit tulevat Merkkikeskukselta, muiden kisojen mitalien tilaaminen järjestäjän valitsemalta toimittajalta

• Palkintopöytä järjestetään ennen kilpailujen alkua

• Kuuluttajalle ja palkintojen jakajille selitetään seremonian kulku

• Tulospalvelu huolehtii oikeat tulokset kuuluttajalle

Palkintojenjako

• Tason 1-kilpailuissa palkintojenjako järjestetään kilpailupäivän päättymisen jälkeen, Tasojen 2-3 –kilpailuissa palkintoja voi jakaa aikataulullisesti sopivissa kohdissa

• palkinnot jaetaan seuraavassa järjestyksessä: pronssi, hopea, kulta

• Mitalistit sijoitetaan palkintojen jakajasta katsottuna, järjestys vasemmalta oikealle, seuraavaan järjestykseen: hopea – kulta – pronssi

• Palkintojen jakajia voi olla yksi tai useampia (esim. järjestäjien, liiton, valtion/ kaupungin/kunnan edustajat).

• Jos kilpailuissa jaetaan myös pokaaleja, annetaan ne mitalisteille palkintojenjaon yhteydessä. Jos pokaali on palkinto useamman kilpailun sarjasta,

• Fanfaarin soittamista palkintojenjaon päätteeksi suositellaan tason 1-kilpailuissa.

Kiertopalkinnot

Edellisen vuoden cup-voittajien ja muiden kiertopalkintojen voittajien tulee tuoda pokaalit mukanaan ja luovuttaa ne kilpailukansliaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pokaalin voittajat kaiverruttavat pokaalin kuukauden kuluessa voitosta. Tarkempia ohjeita on lajikohtaisissa kilpailujen järjestämisohjeissa.

Voimisteluliiton yhteistyökumppani: Suomen Merkkikeskus Oy 

Järjestävä seura tilaa ja kustantaa liiton mestaruuskilpailujen mitalit. Mitalit tilataan Merkkikeskuksesta, yhteyshenkilö on tapani.kiviranta(at)merkkikeskus.fi

Voimisteluliitto (lajipäällikkö/vastaava) tilaa ja liitto kustantaa SM-kilpailujen mitalit Merkkikeskukselta.

Merkkikeskuksen valikoimasta on saatavilla myös voimistelulle räätälöity mitali myös muihin kuin SM- ja mestaruuskilpailuihin (ks. kuvat alla). Seuratason toimijoita varten Merkkikeskus kehittää lähiaikoina asiakaskohtaisen tilausportaalin, josta voi tilata myös mm. voimisteluun liittyviä mitaleita ja myös muita palkintoja. Tutustu ja tilaa: www.merkkikeskus.fi 

Suomen Merkkikeskus Oy on merkittävä suomalainen toimija palkitsemisen alalla. 

Toimintansa alkuajoista lähtien Merkkikeskus on pitänyt tärkeänä lasten ja nuorten palkitsemista. Se vilpitön onnellisuus, jota lapsi tuntee saadessaan mitalin kaulaansa, on ollut mieluisaa katseltavaa. Aina voitto ei ole saannin edellytys, vaan yhteisessä harrastuksessa mukana olo. 

Seuran/hakijan tulee jo ennen hakemuksen jättämistä varmistaa, että käytettävissä on sopivat tilat ja mahdollisuuksien mukaan myös tehdä alustavat tilavaraukset. Hyvä yhteistyö kaupungin/kunnan kanssa on ensiarvoisen tärkeää jo kilpailun suunnittelu- ja hakuvaiheessa.  

Tilojen tulee olla riittävän suuret, jotta kilpailuun tarvittavat telineet ja alueet voidaan sijoittaa tilaan turvallisesti ja toimivasti. Tiloista tehdään pohjapiirros, johon merkitään kaikkien toimintojen sijainnit ja tarvittavat tilat, ellei lajikohtaisissa kilpailujen järjestämisohjeissa toisin mainita. Telineiden ja välineiden tekniset tiedot ovat lajikohtaisissa kilpailujen järjestämisohjeista.  Järjestäjän tulee kartoittaa käytettävissä olevat telineet ja tehdä suunnitelma puuttuvien telineiden hankkimiseksi. Telineet sijoitetaan tilaan käyttäen apuna telinekarttaa, joka on suunniteltu yhteistyössä lajin asiantuntijan kanssa.

Telineet pystytetään kilpailupaikkaan hyvissä ajoin ennen harjoitusten/kilpailun alkua. Kokoamisen jälkeen telineiden turvallisuus ja sääntöjen mukaisuus tulee tarkistaa. Telineitä pitää varautua huoltamaan myös kilpailun aikana. Tähän tehtävään nimetään harjoittelun ja kilpailujen ajaksi riittävä määrä henkilöitä.

Lajien yhteisissä Voimistelun SM-kilpailuissa tulee olla rytmisen voimistelun ja joukkuevoimistelun kilpailualustana kanveesi. Muissa SM-kilpailuissa kanveesia suositellaan.

Tilan suunnittelussa tulee ottaa huomioon:  

• tilaan mahtuu sekä kilpailualue että tarvittavat lämmittelyalueet  
• telineet mahtuvat tilaan turvallisesti ja katsojaystävällisesti – kts. lajikohtaiset kilpailujen järjestämisohjeet  
• tulospalvelu sijaitsee kilpailualueen välittömässä läheisyydessä  
• riittävät kokous- ja muut tarvittavat tilat sijaitsevat kilpailualueen läheisyydessä 
• kilpailukanslia (helppo löytää kilpailupaikalle saavuttaessa)  
• tuomareiden kokoustilat  
• riittävät pukuhuonetilat  
• antidoping-tilat  
• ruokailu- ja majoitusmahdollisuudet  
• katsomokapasiteetin tulee olla riittävä – kutsuvieraille varataan paikat keskeiseltä paikalta  
• kilpailuun osallistuville urheilijoille varataan oma alue  
• lipunmyynnin tilat  
• oheistapahtumien tilat  
• kulkuyhteydet  
• (VIP-tilat) 

Tuomariston tilat 

Tuomaristolle varataan riittävän tilavat pöytätilat, joista näkee esteettömästi arvioitavat suoritukset. Tarkemmat ohjeet tuomareiden määrästä ja sijoittumisesta ovat lajikohtaisissa kilpailujen järjestämisohjeissa. 

Tuomaristolle varataan tila myös tuomarineuvottelua varten. Varusteluna ainakin tuolit ja pöydät, ja tarvittaessa myös videotykki/screeni.

Somisteet 

Somisteiden tehtävänä on kohottaa kilpailupaikan yleisilmettä. Kilpailujen somisteiden olisi hyvä noudattaa tapahtumailmeen kanssa yhtenäisiä elementtejä, teemoja ja värejä. Somisteet eivät saa peittää tuomarin, kilpailijan tai yleisön näkyvyyttä.  

Kansainvälisiin kilpailuihin varataan osallistuvien maiden liput ja kansallislaulut, mikäli kilpailun säännöissä ei toisin mainita. Suomen lippu asetetaan lippurivistöön oikealle (pääkatsomosta katsottuna vasemmalle) ja muiden maiden liput vasemmalle suomenkielisten nimiensä mukaiseen aakkosjärjestykseen.  

Voimisteluliiton näkyvyys tapahtumissa sovitaan tapauskohtaisesti kilpailun järjestäjän kanssa (esim. laitamainokset, “roll up”, banderollit, julisteet, äänimainokset). Järjestäjä vastaa ennen kilpailutapahtumaa näkyvyyselementtien laittamisesta paikoilleen ja kilpailutapahtuman jälkeen niiden kasaamisesta. 

Mikäli kilpailujen aikataulun ja etenemisen osalta mahdollista, kilpailijat odottavat tuloksiaan Kiss & Cry –nurkkauksessa, jossa myös mahdolliset haastattelut tehdään. Nurkkaukseen varataan istumapaikat sekä pienelle pöydälle vettä ja kukka-asetelma, jos tilaa on riittävästi. Voimisteluliitolta voi tiedustella Kiss & Cry -seinää kilpailuihin lainaan. 

Live stream

Televisioitavat kilpailut

Kilpailuun tai tapahtumaan osallistuvat seurat huolehtivat itse majoituksestaan. SM-kilpailuissa ja liiton mestaruuskilpailuissa on suositeltavaa, että järjestäjä hankkii yhteistyökumppanin paikallisesta majoitusalan yrityksestä. Osallistujille on tavoitteena tarjota eri hintatasoisia majoitusvaihtoehtoja. 

Kilpailun järjestäjän toivotaan järjestävän osallistujille ruokailumahdollisuus kilpailupaikalla tai sen läheisyydessä. Kilpailun järjestäjä vastaa tuomareiden ruokailuista ja tuomarikahvituksista. VIP-vieraille voi varata tilan, jossa on tarjolla virvokkeita ja syötävää. Ruokailussa tulee ottaa huomioon elintarvikemääräykset ja yleisimmät erityisruokavaliot. 

SM-kilpailuissa ja liiton mestaruuskilpailuissa tuomareille on hyvä järjestää kuljetus kilpailupaikan ja hotellin välillä, mikäli nämä eivät sijaitse toistensa välittömässä läheisyydessä. 

Ensiapu

Kilpailun järjestäjä vastaa ensiavun järjestämisestä lähtökohtaisesti kilpailuissa sattuneiden loukkaantumisten / sairastapausten osalta. Ensiapupisteen tulee sijaita hallissa lähellä kilpailu- ja harjoitusaluetta ja olla selvästi merkitty. Ensiapupisteessä pitää olla ensiaputaitoinen henkilö, joka osaa tarvittaessa ohjata loukkaantuneet jatkohoitoon. Ensiapupisteessä pitää olla riittävästi tapaturman ensihoitoon tarvittavaa välineistöä (mm. kylmäpussit). Lääkärin tulee olla aina paikalla kaikissa SM-kilpailuissa ja kansainvälisissä kilpailuissa.

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Järjestäjä laatii tapahtumasta turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Pelastusviranomaisille pitää aina tehdä pelastussuunnitelma ennen yleisötapahtumaa, mikäli tapahtumapaikalla ei jo ole omaa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa. Pelastussuunnitelmassa arvioidaan kohteeseen ja tapahtumaan liittyviä riskejä ottaen huomioon tila, yleisömäärä ja tapahtuman luonne sekä keinoja vaaratilanteiden ehkäisemiseksi. Lisäksi suunnitelmassa kuvaillaan toiminta vaara- tai
kriisitilanteessa. Lisätietoja pelastuslaitosten internetsivuilta.

Viranomaisluvat

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus tapahtumapaikkakunnan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, joissa ei tarvita toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi. Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä ainakin seuraavissa tapauksissa (Lähde: VarsinaisSuomen pelastuslaitos):

– Tapahtumat, joissa on yli 500 henkeä pienellä alueella
– Tapahtuma sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja osallistujia on yli 100 henkeä
– Tilapäismajoitus (koulumajoitus)
– Koulu-/nuorisodiskot
– Yleisötapahtumat, jotka järjestetään ensimmäisen kerran
– Ilmoituslomake on poliisin internetsivuilla www.poliisi.fi

Vastuuvakuutukset

Voimisteluliiton jäsenseuroilla (seura hoitanut liiton jäsenmaksun) on voimassa Tuplaturva, joka sisältää vapaaehtoisten toimijoiden tapaturmavakuutuksen ja toiminnan vastuuvakuutuksen.

Järjestäjän kannattaa ottaa tapahtuman ajaksi vakuutus, joka korvaa erityisesti aineelliset vahingot, kuten telinekuljetuksissa sattuneet vauriot.

Liikennejärjestelyt & opasteet

Järjestäjän tulee tarvittaessa huolehtia liikennejärjestelyistä ja autojen ohjauksesta
pysäköintipaikoille – sekä opasteista tienvarsille ja pysäköintipaikoille.

Esteettömyys

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan esteettömyysnäkökulmat. Jokaiselle sukupuolesta, iästä, terveydentilasta, vakaumuksesta, vammaisuudesta tai toimintakyvystä riippumatta pyritään takaamaan osallistumismahdollisuus lajien sääntöjen puitteissa. Huomioidaan myös liikuntarajoitteisten esteetön pääsy katsomoihin ja se, että järjestäjät ja vapaaehtoiset osaavat auttaa ja opastaa näissä asioissa osallistujia ja katsojia.

Doping

Järjestävän seuran tulee varmistaa riittävät tilat mahdolliseen dopingtestaukseen liiton antidoping-ohjelman mukaisesti. Lisätietoja löydät täältä.

Kiittäminen

Kutsuvieraat

Allergiat mm. tuoksuyliherkkyys

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan allergiat mm. tuoksuyliherkkyys. Mm. hiuslakan, hajusteiden ja savukoneiden käyttöä tulisi kilpailuun välittömästi liittyvissä tiloissa (mm. pukuhuoneet, harjoitustilat) välttää. Aiheeseen liittyvään materiaaliin voi tutustua esim.: https://www.allergia.fi/allergiat/tuoksuyliherkkyys

Äänenvoimakkuus ja melu

Kilpailun järjestelyissä huomioidaan, ettei äänenvoimakkuus ylitä 80 dB 1000 Hertzintaajuudella. Suosittelemme käyttämään äänentoistolaitteita, joilla voi mitata desibeli tasoa. Korvatulppia olisi hyvä olla saatavana kaikissa tapahtumissa/kilpailuissa. Ulkoilmatapahtumiin liittyvästä melusta säädetään erikseen. Konserttien ja festareiden
äänenpainetasot liikkuvat 90 – 100 desibelissä. Melu on ääntä, joka koetaan epämiellyttäväksi tai häiritseväksi tai joka on muulla tavoin terveydelle vahingollista tai hyvinvoinnille haitallista. Melun voimakkuus ilmoitetaan
desibeleinä. Aiheeseen liittyvään materiaaliin voi tutustua esim.
https://www.kuuloliitto.fi/vapaa-ajan-melu/
https://fi.wikipedia.org/wiki/melu