Vuositilasto
Vuositilasto koostuu kahdesta osasta, jäsenmäärästä sekä kyselylomakkeesta. Seurojen tulee palauttaa kumpikin osa vuositilastosta 31. tammikuuta mennessä.
Kyselylomake
Jokaisen seuran virallinen postinsaaja saa joulukuussa sähköpostiinsa linkin kyselylomakkeelle. Virallisen postinsaajan osoite otetaan Hoikasta. Seurojen tulee huolehtia, että yhteistiedot ovat Hoikassa ajantasalla. Lomake ja linkki ovat seurakohtaisia ja lomaketta pääsee täyttämään vain tämän linkin kautta.
Linkin voi välittää seurassa eteenpäin, mikäli joku muu henkilö täyttää lomakkeen. Lomake ei vaadi kirjautumista, vaan sinne pääsee saamanne linkin kautta.
Lomakkeen täyttämiseen ei ole aikarajaa. Tallentaminen tapahtuu sivun alareunasta painamalla ”jatka” ja seuraavalla yhteenvetosivulla painamalla ”vahvista”. Lomake on tallentunut vasta kun näet viestin ”Kiitos, lomake on palautettu onnistuneesti”.
Saatte lomakkeesta vahvistusviestin, jossa on koosteet vastauksistanne, sekä linkki, josta pääsette muokkaamaan vastauksianne. Voitte palata myös alkuperäistä linkkiä käyttäen lomakkeelle.
Jäsenmäärä
Jäsentieto kerätään Hoikasta ja tarvittavat toimet riippuvat siitä, käyttääkö seura Hoikan laajaversiota vai perusversiota. Kaikilla seuroilla on käytössään vähintään perusversio.
Laajaversion käyttäjät
Seurojen, jotka käyttävät Hoikaa jäsenrekisterinä, ei tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä jäsenmäärän ilmoittamiseksi. Seuran tulee vain varmistaa, että kaikki jäsenet on ilmoitettu Hoikassa ryhmiin tai liitetty kaudelle. Jäsenmäärä koostetaan automaattisesti Hoikassa kausien ja ryhmien perusteella ja lukuja voi tarkastella kohdasta Kaudet – Raportit.
Hoika laskee automaattisesti yhteen kaikki niiden kausien jäsenet, jotka osuvat tarkasteltavan kalenterivuoden ajalle. Kauden jäseniä ovat henkilöt, jotka ovat ilmoittautuneet kaudella olevaan ryhmään, tai jotka on liitetty suoraan kaudelle erimerkiksi henkilöryhmistä.
Kaudelle tai ryhmiin tulee liittää myös valmentajat ja ohjaajat, mikäli he ovat jäseniä. Johtokunta, hallitus sekä kiltalaiset ovat aina seuran jäseniä ja tulee olla liitettynä kaudelle. Voitte luoda esimerkiksi ryhmän, johon ei liity maksuja ja liittää nämä jäsenet tähän ryhmään tai liittää henkilöryhmiin kootut henkilöt suoraan kaudelle. Tällöin nämä henkilöt näkyvät myös jäsenraportissa.
Kaikkien jäsenien tulee olla liitettynä kaudelle 31. tammikuuta mennessä.
Perusversion käyttäjät
Niiden seurojen, jotka eivät käytä Hoikaa jäsenrekisterinä, tulee viedä jäsenistön tiedot Hoikaan esimerkiksi excel-viennillä. Vientiä varten tulee joko ladata Hoikasta pohja, tai käyttää alla olevaa pohjaa. Mikä tahansa excel-malli ei kelpaa. Jäsenistöstä tulee olla tiedossa syntymäaika (vähintään syntymävuosi, jolloin syntymäpäiväksi voi laittaa ensimmäinen tammikuuta, 1.1.2010), sukupuoli, etu- ja sukunimi. Hoikassa tulee luoda kausi 2022 ja liittää tuodut jäsenet tälle kaudelle.
Jäsenistö tulee olla vietynä Hoikaan ja liitettynä kaudelle 31.tammikuuta mennessä.
HUOM! Ohjeesta poiketen rekisteröitymispäivämäärä hakukenttä on Hoikassa muuttunut nimelle ilmoittautumispäivämäärä.