Uudistunut vuositilastointi 2020

26.11.2020 |
Voimisteluliiton vuositilastointi on uudistunut. Vuositilastointi on jaettu kahteen osaan; jäsenmäärään ja kyselylomakkeeseen. Jäsenmäärään liittyvien muutoksien pohjalla ovat tiukentuneet Opetus- ja kulttuuriministeriön vaatimukset. Kyselylomakkeen täyttäminen on tämän myötä keventynyt ja sen täyttämistä on haluttu helpottaa uudella lomakepohjalla. 

Årsstatistik 2020 information på svenska
 


Voit tutustua koko muutoksen taustoihin ja yksityiskohtiin täältä

Lyhyt PowerPoint esitys muutoksista ja huomioitavista asioista vuositilastoon liittyen

Voimisteluliitto kerää sääntöjensä mukaisesti tilastotietoa jäsenseurojensa vuoden 2020 toiminnasta. Seuran tulee palauttaa vuositilasto vuosittain viimeistään 31. tammikuuta 2021 mennessä. Mikäli seura ei palauta vuositilastoa ajoissa, ei seuralla ole äänioikeutta liiton vuosikokouksissa eikä se voi hakea valtakunnallisia seuratukia. Huomioittehan, että vuositilasto koostuu kahdesta osasta ja molempien osuuksien tulee olla kunnossa määräaikaan mennessä. 

 

Kyselylomake

Jokaisen seuran virallinen postinsaaja on saanut viikolla 49 sähköpostiinsa linkin kyselylomakkeeseen. Virallisen postinsaajan osoite otetaan Hoikasta. Seurojen tulee huolehtia, että yhteistiedot ovat Hoikassa ajantasalla. Lomake ja linkki ovat seurakohtaisia ja lomaketta pääsee täyttämään vain tämän linkin kautta. Mikäli ette ole saaneet linkkiä, olettehan yhteydessä toimisto@voimistelu.fi

Huom! Alkuperäisissä viestissä on toimintahäiriö ja seurat tulevat saamaan uuden linkin sisältämän viestin. Käytättehän uusinta saamaanne linkkiä. Mikäli teillä oleva linkki ei toimi, olethan yhteydessä toimisto@voimistelu.fi, niin lähetämme teille toimivan linkin. 

Lomakkeen täyttäminen on mahdollista 31.1.2021 asti.

Linkin voi välittää seurassa eteenpäin, mikäli joku muu henkilö täyttää lomakkeen. Lomake ei vaadi kirjautumista, vaan sinne pääsee saamanne linkin kautta. 

Lomakkeen täyttämiseen on aikaa 90 minuuttia. Suositeltavaa on ensin tutustua lomakkeen kysymyksiin ja kerätä tiedot valmiiksi täyttämistä varten. Tämän jälkeen avatkaa lomake uudestaan ja voitte täyttää tiedot. Tallentaminen tapahtuu sivun alareunasta painamalla "jatka" ja seuraavalla yhteenvetosivulla painamalla "vahvista". Lomake on tallentunut vasta kun näet viestin "Kiitos, lomake on palautettu onnistuneesti". 

Saatte lomakkeesta vahvistusviestin, jossa on koosteet vastauksistanne, sekä linkki, josta pääsette muokkaamaan vastauksianne. Voitte palata myös alkuperäistä linkkiä käyttäen lomakkeelle. 

Kirjalliset ohjeet kyselylomakkeen täyttämiseksi


Hoikan laajaversion ja perusversion käyttäjien ohjevideoissa on käsitelty myös kyselylomakkeen täyttämistä. Ohjevideot löytyvät alta sekä Hoikan ohjesivuilta.

 

Jäsenmäärä

Jäsentieto kerätään Hoikasta ja tarvittavat toimet riippuvat siitä, käyttääkö seura Hoikan laajaversiota vai perusversiota. Kaikilla seuroilla on käytössään vähintään perusversio. 

 

Laajaversion käyttäjät

Seurojen, jotka käyttävät Hoikaa jäsenrekisterinä, ei tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä jäsenmäärän ilmoittamiseksi. Seuran tulee vain varmistaa, että kaikki jäsenet on ilmoitettu Hoikassa ryhmiin tai liitetty kaudelle. Jäsenmäärä koostetaan automaattisesti Hoikassa kausien ja ryhmien perusteella ja lukuja voi tarkastella kohdasta Kaudet - Raportit - aikaväli 1.1.2020-31.12.2020. 

Muistattehan liittää kaudelle tai ryhmiin myös valmentajat ja ohjaajat, mikäli he ovat jäseniä. Johtokunta, hallitus sekä kiltalaiset ovat aina seuran jäseniä ja tulee myös olla liitettynä kaudelle. Voitte luoda esimerkiksi ryhmän, johon ei liity maksuja ja liittää nämä jäsenet tähän ryhmään tai liittää henkilöryhmiin kootut henkilöt suoraan kaudelle. Tällöin nämä henkilöt näkyvät myös jäsenraportissa. 

Kaikkien jäsenien tulee olla liitettynä kaudelle 31.1.2021 mennessä.

Kirjallinen ohje Hoikan laajaversion käyttäjille


Tallenne koulutuksesta: Vuositilastointi Hoikan laajaversion käyttäjille (sisältää myös kyselylomakkeen)

Perusversion käyttäjät

Niiden seurojen, jotka eivät käytä Hoikaa jäsenrekisterinä, tulee viedä jäsenistön tiedot Hoikaan, esimerkiksi excel viennillä. Jäsenistöstä tulee olla tiedossa syntymäaika (vähintään syntymävuosi, jolloin ilmoitetaan synstymäpäiväksi 1.1.XXXX), sukupuoli, etu- ja sukunimi. Suositeltavaa on myös viedä postinumero. Hoikassa tulee luoda kausi 2020 ja liittää tuodut jäsenet tälle kaudelle.


Jäsenistö tulee olla vietynä Hoikaan ja liitettynä kaudelle 31.1.2021 mennessä.

Kirjalliset ohjeet jäsenistön viemiseksi hoikaan 


Tallenne koulutuksesta: Vuositilastointi Hoikan perusversion käyttäjille(sisältää myös kyselylomakkeen)

Jokaisella seuralla on tunnukset Hoika jäsenrekisteriin, mutta mikäli olette unohtaneet tunnuksenne, olkaa yhteydessä toimisto@voimistelu.fi



Seuran tulee käydä täyttämässä kyselylomake saamansa linkin kautta, sekä tarkistamassa jäsenmääränsä Hoikassa tai viemässä jäsenensä Hoikaan 31.1.2021 mennessä. Mahdollisissa kysymyksissä olkaa yhteydessä toimisto@voimistelu.fi