Hoika jäsenpalvelu

Hoika (ennen nimeltään Nepton Jäsentieto) on kehitetty alunperin voimisteluseuroja varten. Maksuton perusversio tai maksullinen laaja versio on käytössä lähes kaikissa Voimisteluliiton jäsenseuroissa. Jos seurallanne ei ole vielä omaa Hoika-versiota, saatte sen helposti käyttöön. Vain nettiyhteys tarvitaan, sillä ohjelma toimii pilvipalveluna. Ota yhteyttä Voimisteluliittoon: toimisto(at)voimistelu.fi.

Perusversio on maksuton ja helppokäyttöinen

Perusversiossa 

seuran pääkäyttäjä ylläpitää jäsenistön tietoja. Jäsenrekisteri on helppo pitää ajan tasalla ja tiedottaminen sähköpostilla on nopeaa ja maksutonta. Jäsenlistat ja muut raportit saadaan halutessa helposti excel-taulukoiksi.


Laajassa versiossa on  perusversion toiminteiden lisäksi useita ominaisuuksia, jotka säästävät seuratoimijoiden työtä ja ovat palvelua jäsenistölle. Seuran jäsenet ilmoittautuvat liikuntaryhmiin netin kautta, ja lasku lähtee automaattisesti sähköpostiin. Myös seuran tapahtumailmoittautumiset tai vaatetilaukset hoituvat laajalla versiolla. Seuran taloudenhoitoa helpottavat automaattiset viitemaksujen kohdistukset laskuille sekä karhumuistutukset sähköpostiin maksamattomista laskuista. Lisäksi on mahdollisuus käyttää perintäpalvelua lisäkuluitta. OBS! Laajassa versiossa on mahdollista valita ruotsinkielinen näkymä seuran jäsenistöä varten. Laajaa versiota käyttää jo 180 voimisteluseuraa.

Yhteydenpito toimivaksi

Minimikäytössä Hoika palvelee seuran ja liiton välistä viestintää. Seura ylläpitää puheenjohtajan, laskujen vastaanottajan, ohjaajien ja muiden seurahenkilöiden yhteystietoja  omassa ohjelmaversiossaan. Yhteyshenkilötiedot välittyvät liiton käyttöön ja viestintä tavoittaa seurassanne oikeat henkilöt. Seuran ei tarvitse ilmoittaa henkilö-tai osoitemuutoksia enää puhelimitse tai sähköpostitse. Sähköisen viestinnän takia erityisesti sähköpostiosoitteiden ajantasaisuus on tärkeää.
 

Voimistelu-lehti ohjaajille maksutta
Seuran ohjaajat ja valmentajat saavat neljä kertaa vuodessa maksuttoman Voimistelu-lehden kotipostiin, kun ohjaajien nimi ja osoitetiedot ovat seuran Hoikassa (ohjaaja ja valmentajarooleissa).

Demotunnukset ja demo-ohjelmat

Voimisteluliitolla on käytössä molemmista versioista demot. Demon tunnukset saat Voimisteluliitosta.

Laaja versio
Perusversio

Tilaukset ja kehitystoiveet

Perusversion ja laajan version tilaukset Voimisteluliitosta: toimisto(at)voimisteluliitto.fi. tai sanna.heikkila(at)voimistelu.fi

Ilmaisen perusohjelmaversion seura saa käyttöönsä heti. Maksullisen laajan version seura saa käyttöönsä sopimuskappaleiden palauttamisen jälkeen. Hintatiedot saa Voimisteluliitosta.

Seurojen kehitystoiveiden pohjalta ohjelmaan tehdään vuosittain lisäominaisuuksia. Pyrimme toteuttamaan hankkeet, joiden arvioidaan hyödyttävän mahdollisimman  useaa käyttäjäseuraa. Kehitysideat voi täyttää lomakkeelle, johon linkki löytyy tämän sivun vasemmasta sivupalkista.

Käyttöönotto ja ohjeet

Voimisteluliiton Hoika Jäsenpalvelu -koulutusvideot (entinen Nepton Jäsentieto) ovat katseltavissa YouTubesta:

Laaja versio

1. Laajan version esittely
2. Perusasetusten asetus
3. Henkilötietojen hallinta
4. Kausien perustaminen
5. Ryhmien perustaminen
6. Ilmoittautuminen
7. Laskujen hallinta
8. Kauden ja ryhmien hinnoittelumallit
9. Alennusten käyttö kausi- ja ryhmämaksuissa
10. Henkilö- ja oikeusryhmät
11. Ryhmien massakopiointi
12. Tuplarekisteröitymisen poistaminen

Muita Voimisteluliiton tekemiä ohjeita:

Ryhmäkalenterin upotusohje (pdf)  Tällä toiminteella ryhmien vapaat paikat näkyviin nettisivuille, ilman että tarvitsee rekisteröityä Hoikaan
Jäsentietojen keruulomake perusversion käyttäjille (doc)

Laaja versio: ohjaajan käyttöoikeudet ja oman ryhmän tietojen tarkastelu (doc)
Sähköisten viitesiirtojen ohje (doc)
Pankkitiedoston sisäänluku (pdf)
Rekisteriselostemalli seuroille (pdf)

Ohjelman käyttötukea annetaan ensisijaisesti sähköpostitse. Voimisteluliitossa yhteyshenkilönä toimii Sanna Heikkilä (seurojen jäsenrekisterit). Lisenssien ja Jumppaturvavakuutusten osalta Elina Ylönen ja Helena Hirvonen.

Ohjelman käyttöön liittyviin, erityisesti teknisiin kysymyksiin ja ongelmiin vastaa ohjelman toimittaja: asiakaspalvelu@hoika.fi sekä puhelimitse arkisin numerosta  09 4177 0741.