Seuroilta odotetaan alustavia arvioita osallistujamääristään ensi vuoden huipputapahtumaan, Sun Lahteen jo kahden viikon sisällä. Määrän ilmoittaminen ei sido mihinkään, mutta se auttaa tapahtuman valmisteluissa.
Ensimmäiset osallistuja-arviot ilmoitetaan liittoon kahden viikon sisällä,
toukokuun 15. päivään mennessä liiton nettisivuilta löytyvällä lomakkeella.
Tässä vaiheessa riittää linkin arvio seuran kokonaisosallistujamäärästä. Määrän ilmoittaminen ei sido seuraa mihinkään, mutta toivomme, että seurat pyrkivät ilmoittamaan mahdollisimman realistisen arvion, sillä se auttaa tapahtuman järjestelyissä.
Mikäli toukokuussa vaikuttaa vielä siltä, että seurastanne ei osallistu tapahtumaan ketään, olisimme iloisia jos silloinkin täyttäisitte lomakkeen ja merkitsisitte määräksi 0 henkilöä.
Jo yli 200 seuraa on ilmoittanut yhteyshenkilön, eli linkin tapahtuman viestintää varten! Onko sinun seurasi jo mukana?
Hotellimajoitus
Hotellimajoitusten myynti alkaa 15.5. klo 9.00. Majoitusvaihtoehdot ovat jo nyt kuvattuina Lahti Travelin Sun Lahti -sivuilla. Tutustu tarjontaan ja varaa majoitus heti 15.5. tai sen jälkeen, mikäli seurasi osallistujat ovat kiinnostuneita hotellityyppisestä majoituksesta.
Toimintaohjeita löytyy myös tapahtuman nettisivuilta.
Huom! Varauksia tai majoitustiedustelulomaketta ei voi tehdä ennen kuin 15.5. klo 9.00 alkaen!
Ohjelmakohtaiset ilmoittautumiset
Syyskuun 15. päivään mennessä seurat ilmoittavat liittoon arvionsa osallistujamääristään per ohjelma. Eli tiettyyn kenttäohjelmaan osallistujien määrä, esiintymislavoille osallistuvien määrä, luokkakilpailuihin osallistuvien määrä jne.
Tämä tieto on tärkeää kenttäohjelmien koreografeille, jotta he voivat suunnitella eteenpäin ohjelmien kuvioita ja siirtymisiä. Lisäksi muut tapahtuman järjestelyt helpottuvat, kun tiedämme esim. lavoille ja luokkakilpailuihin osallistuvien arvioidun määrän.
Jälleen nämä määrät ovat arvioita, nimiä tms. tietoja ei vielä tarvita. Myös nämä määrät ilmoitetaan myöhemmin liiton nettisivuille tulevan lomakkeen avulla.
Sitovat ilmoittautumiset
Osallistujien sitova ilmoittaminen tapahtumaan tehdään Jäsentieto-ohjelmassa 15.12. mennessä. Tästä tulee tarkemmat ohjeet syksyllä. Sitovien ilmoittautumisten yhteydessä ilmoitetaan jokaisen osallistujan nimi ja yhteystiedot sekä ilmoitetaan mihin osallistuja osallistuu. Luokkakilpailuiden osalta tässä vaiheessa ilmoitetaan osallistuminen luokkakilpailuihin sekä lajiin, mutta ei vielä luokkaa jossa kilpailee. Lisäksi varataan mahdolliset ruokailut ja koulumajoitukset.
